So gelingt Ihr Online-Videomeeting

Die Corona-Pandemie hat das mobile Arbeiten vorangetrieben.

Viele Unternehmen haben Ihre Mitarbeiter nach Hause geschickt, um das Virus aufzuhalten. Und siehe da, viele finden Gefallen daran. Nicht nur die Mitarbeiter, die sich den langen Arbeitsweg sparen und flexibler von zu Hause arbeiten können. Auch die Arbeitgeber haben Vorteile: Sie sparen auf Dauer Bürokosten und profitieren vom effizienteren Arbeiten von zu Hause – dies hat eine Studie gezeigt, die im Forbes Magazin* veröffentlicht wurde. Hiernach gaben 91 Prozent der Befragten an, dass sie im Homeoffice produktiver arbeiten.

Was beim mobilen Arbeiten allerdings zu kurz kommt, ist das zwischenmenschliche Miteinander unter Kollegen. Mal eben am Kopierer quatschen oder sich vom Kollegen am Laptop etwas zeigen lassen, geht im Homeoffice schlecht. Auch Meetings haben einen anderen Charakter bekommen. Jetzt wird alles telefonisch oder per Online-Videokonferenz abgehalten.

Vorteile von Videokonferenzen im Vergleich zu Telefonkonferenzen

Eine interessante Studie zu dem Thema Videokonferenz versus Telefonkonferenz wurde bereits vor Jahren vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) durchgeführt**. Im Test gab es sowohl Telefonkonferenz- als auch Videokonferenz-Gruppen, die eine Aufgabe mit einer Joint-Editing-Software durchführen mussten. Das beutet, dass die Aufgabe von allen Teilnehmern gleichzeitig in einem Dokument bearbeitet werden musste, wie bei einer echten Konferenz. Die Aufgaben waren so gestellt, dass diese nicht durch einfache Arbeitsteilung oder Delegieren gelöst werden konnten. Jede Arbeitsgruppe kam ungefähr zur gleichen Zeit zu einem Ergebnis. Auffällig war jedoch die Art und Weise, wie die Diskussionen abgelaufen sind. Per Telefon wurde schneller eine Kompromisslösung gefunden. 81 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass per Telefon die Aufgabe nicht wirklich gemeinsam gelöst wurde. Bei der Videokonferenz diskutierten die Teilnehmer viel ausführlicher und länger, was zu einem stärkeren Teamgefühl führte. Die Einbindung in die Entscheidung gab den Teammitgliedern ein besseres Wirgefühl und sie waren mit dem Ergebnis zufriedener und standen hinter ihrer Entscheidung. Vielleicht überlegen Sie sich jetzt doch, das nächste Meeting per Video ins Leben zu rufen, als zum Telefonhörer zu greifen. Damit bei der nächsten Online-Videokonferenz alles glatt läuft, haben wir für Sie die wichtigsten Videokonferenz-Tipps zusammengefasst.

Tipps für eine gelungene Videokonferenz

Vor der Videokonferenz

Eine stabile Internetverbindung ist das A und O
Mit eingefrorenem Bild und unterbrochenem Ton dauert das Videomeeting online nicht nur länger, sondern kostet auch Nerven. Wenn Sie häufiger alles wiederholen müssen, da Sie schlecht verstanden werden, ist es für Sie anstrengend, und auch der Zuhörer ist genervt. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie eine einwandfreie Internetverbindung haben. Gerade mit Konferenzteilnehmern aus anderen Ländern oder Kontinenten wird es spannend. Hier empfehlen wir Ihnen unser SD-WAN. Hiermit sind Sie nicht nur schnell und zuverlässig im Netz, sondern auch sicher. Wenn Sie von unterwegs aus an der Videokonferenz teilnehmen, ob im Auto oder mit der Bahn, sorgen Sie dafür, dass Sie nicht von einem Funkloch ins nächste fahren.
Wählen Sie das passende Videokonferenz-Tool aus
Es gibt immer mehr Videokonferenz-Tools, die ständig besser werden. Welches für Sie infrage kommt, hängt von einigen Faktoren ab. Zum einen kommt es darauf an, welche Tools die anderen Teilnehmer verwenden. Wenn sie mit Kunden via Videomeeting in Kontakt treten wollen, fragen Sie am besten den Kunden, was ihm am liebsten ist. Ob Sie ansonsten mit Skype for Business, Zoom, Microsoft Teams, Jitsi Meet, Webex, TeamViewer, oder wie sie alle heißen, die Konferenz abhalten, ist meist Geschmackssache. Denken Sie nur daran, dass Skype for Business bald von Microsoft Teams ablöst wird. Alle Infos dazu finden Sie in unserem Blogartikel. Kostenlose Tools können häufig nicht mit vielen Teilnehmern verwendet werden oder sind zeitlich begrenzt. Wir von der BPV Unternehmensgruppe arbeiten seit Langem mit Microsoft 365 zusammen. Hierüber haben Sie nicht nur das ganze Microsoft-Office-Programm für Ihre Mitarbeiter, Sie können auch Microsoft Teams uneingeschränkt nutzen. Lassen Sie uns über Ihre Wünsche sprechen.
Versenden Sie die Videokonferenz-Einladung inklusive Agenda frühzeitig
Wenn Sie die Videokonferenz perfekt planen möchten, schicken Sie rechtzeitig die Einladung für die Online-Videokonferenz an alle Teilnehmer inklusive der Tool-Auswahl mit Einwahlinfo, damit sich alle Teilnehmer frühzeitig hierauf einstellen können. Idealerweise schicken Sie direkt eine Agenda mit, damit jeder weiß, worum es in dem Meeting konkret geht.
Kleider machen Leute – auch beim Online-Meeting
Wenn man aus dem Homeoffice arbeitet, kann es leicht passieren, dass man den ganzen Tag mit der Jogginghose und zerzausten Haaren durch die Gegend läuft. Verstehen Sie uns nicht falsch, daran ist nichts auszusetzen. Aber wenn Sie ein wichtiges Online-Videomeeting haben, sollten Sie sich entsprechend kleiden, damit Sie vom Gegenüber am Bildschirm ernst genommen werden. Achten Sie bei der Kleiderwahl auf unauffällige Kleidung, Karos wirken zum Beispiel sehr unruhig auf dem Bildschirm.
Die Umgebung wird wahrgenommen
Bei vielen Videokonferenz-Tools können Sie den Hintergrund selbst wählen, damit die anderen Teilnehmer nicht Ihr unaufgeräumtes Arbeitszimmer sehen. Hier gibt es die Möglichkeit, den Hintergrund mit einem Weichzeichner unscharf zu stellen, oder Sie wählen aus einem Repertoire an Bildern ein passendes aus. Haben Sie die Möglichkeit nicht, wählen Sie eine ruhige Hintergrundatmosphäre und schalten Sie Störgeräusche wie Radio oder Fluglärm durch offene Fenster aus. Achten Sie zudem auf ausreichend Licht, und dass Sie gut auf dem Monitor zu erkennen sind. Vermeiden Sie Gegenlicht, wie beispielsweise ein Fenster im Hintergrund, weil dann unter Umständen nur eine dunkle Kontur von Ihnen zu sehen ist. Sitzen Sie alleine vor dem Rechner, halten Sie in etwa anderthalb Meter Abstand zur Kamera und platzieren sie auf Augenhöhe.
Achtung beim Desktop-Sharing
Wenn Sie während der Videokonferenz Ihren Desktop teilen möchten, sollten Sie vorher überprüfen, welche Programme noch offen sind. Peinliche Einträge bei Facebook oder private Fotos könnten für Sie unangenehm werden.
Die technischen Voraussetzungen bei einer Videokonferenz
Für eine Videokonferenz benötigen Sie lediglich eine Webcam und im Idealfall ein Headset. Die Webcam sollte mindestens über eine Full-HD-Auflösung verfügen, damit Sie vom Gegenüber gut gesehen werden. Achten Sie beim Kauf des Headsets auf die Active-Noise-Cancelling-Funktion. Hierdurch werden Hintergrundgeräusche abgedämpft. Mikros mit Echo-Canceller sorgen dafür, dass bei schlechter Raumakustik Rückkoppelungen und unangenehme Echo-Geräusche vermieden werden. Wenn Sie mit mehreren Mitarbeitern gemeinsam an einem Tisch sitzen, eignet sich ein Speakerphone in der Mitte des Tisches. Dieses Equipment für eine gute Videokonferenz besorgen wir Ihnen zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis. Bitte sprechen Sie uns an!Planen Sie bei der Vorbereitung der Videokonferenz eine Testphase ein: Probieren Sie Ton, Bild und Übertragungsqualität vorher aus, damit es bei der Konferenz nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt.

Während der Videokonferenz

Halten Sie Höflichkeitsregeln ein
Die erste Videokonferenz-Regel lautet: Seien Sie pünktlich und lassen die anderen Teilnehmer nicht warten! Bei Videokonferenzen gilt es umso mehr deutlich zu sprechen, da die Übertragungsqualität nicht so gut ist, als wenn Sie sich gegenüber sitzen. Gucken Sie beim Sprechen in die Kamera – Sie gucken bei einem persönlichen Gespräch Ihrem Gegenüber auch in die Augen. Und lassen Sie bitte die anderen Personen aussprechen, Unterbrechungen sind nie höflich. Sollte es aus technischen Gründen Verzögerungen in der Übertragung geben, warten Sie etwas länger, bis Sie antworten.
Vermeiden Sie Störgeräusche
Zur Vorbereitung der Videokonferenz sollten Sie daran denken, Ihr Handy auf stumm zu schalten, damit Sie nicht abgelenkt werden. Um weitere Störgeräusche zu vermeiden, schalten Sie am besten Ihr Mikrofon aus, wenn Sie nicht sprechen. Aber bitte wieder daran denken, es anzuschalten, wenn Sie etwas sagen wollen, alles andere wäre kontraproduktiv. Tipp: Einige Headsets geben Ihnen einen Hinweis, wenn Sie sprechen, aber noch auf stumm geschaltet sind!
Konzentration auf das Wesentliche
Wenn es eine erfolgreiche Videokonferenz werden soll, verzichten Sie auf Ihre Multitaskingfähigkeiten. Bei einer Videokonferenz kommt es nicht so gut an, wenn die anderen Teilnehmer sehen, dass Sie E-Mails beantworten oder sich mit Ihrem Handy vergnügen. Bleiben Sie beim Thema.

Nach der Videokonferenz

Erstellen Sie gemeinsam ein Protokoll
Damit sich alle Teilnehmer der Online-Videokonferenz besser in die Entscheidungsfindung eingebunden fühlen, sollten Sie gemeinsam in einem Dokument alle besprochenen Themen noch einmal zusammenfassen. Laut Fraunhofer-Institut stärkt das die Produktivität und bleibt nachhaltig haften.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim nächsten Online-Videomeeting!

* TINYpulse: What Leaders Need to Know About Remote Workers PDF

** Erfolgreicher arbeiten mit Videokonferenzen