Onboardingplan mit System

Gerade wenn Sie zu den Unternehmen zählen, die vom Fachkräftemangel betroffen sind, sollten Sie alles dafür tun, dass sich neue Mitarbeiter wohlfühlen. Ein perfekter Onboardingplan und die einwandfreie Durchführung gehören dazu. Wie so ein Plan aussehen kann und worauf Sie achten sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Ein Onboardingplan mit System – so gewinnen Sie neue Mitarbeiter für sich.

Diese Themen haben wir für Sie vorbereitet:

Was ist Onboarding, und warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?
Die drei Phasen des Onboardings

Richten Sie den Arbeitsplatz frühzeitig ein
Eine „Schultüte“ zum ersten Arbeitstag
Integration in der Probezeit ist das A und O

Das Onboarding hat geklappt – was jetzt?

Was ist Onboarding, und warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?

Onboarding kommt aus dem Human-Resources-Bereich (HR) und heißt übersetzt so viel wie „an Bord nehmen“. Mit Onboarding ist nicht nur die Einarbeitungszeit gemeint. Onboarding ist ein Prozess, der mit der Einstellung des neuen Mitarbeiters anfängt und über die Vorbereitung des Arbeitsplatzes bis hin zum Festsetzen des Tätigkeitsbereiches und die Integration in die Firma und das Team andauert. Dieser Prozess geht mitunter über mehrere Monate. So lange, bis der neue Mitarbeiter ganz mit seiner Tätigkeit und dem neuen Unternehmen vertraut ist.

Aber warum ist Onboarding so wichtig? Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist ein Unternehmen froh, wenn es einen passenden Kandidaten für die vakante Stelle gefunden hat. Laut Haufe „überleben“ lediglich ein Drittel aller Berufsneulinge die Probezeit. Damit es in Ihrem Unternehmen besser läuft, sollten Sie dem neuen Mitarbeiter die Eingewöhnung in Ihr Unternehmen und das Kennenlernen mit dem neuen Team so angenehm wie möglich machen. Denn falls der neue Arbeitnehmer wieder abspringt, kann das sehr teuer werden. Sie müssen die Stelle neu ausschreiben, was Zeit und Energie kostet. Und Ihnen fehlt die Leistung der dringend benötigten Arbeitskraft, die Ihre Mitarbeiter gegebenenfalls auffangen müssen.

Wenn Sie beim Onboarding dem neuen Teammitglied die Kultur des Unternehmens nahegelegen, er die notwendigen Informationen erhält und bestens ausgestattet ist, dann kann ein gut strukturierter Onboardingprozess zu einer schnelleren und besseren Produktivität des neuen Mitarbeiters führen.

Die drei Phasen des Onboardings

Richten Sie den Arbeitsplatz frühzeitig ein

Was einen guten Eindruck hinterlässt, ist ein netter Begrüßungs- und Infobrief vor dem ersten Arbeitstag. Teilen Sie dem neuen Teammitglied in dem Brief mit, wann und von wem es empfangen wird. Zudem können Sie noch weitere Infos über das Unternehmen wie Broschüre, Organigramm und Unternehmensleitbild beilegen. Erläutern Sie auch den Dresscode in Ihrem Unternehmen und teilen die Öffnungs- beziehungsweise Kernarbeitszeiten mit, so kann sich der Mitarbeiter bereits auf die Arbeitszeiten einstellen. Was sehr gut ankommt, ist ein Foto vom Team oder eine Postkarte mit dem Text: „Wir freuen uns auf Sie“. Wenn dann noch alle Kollegen unterschreiben, bereitet das nicht viel Aufwand, schafft beim neuen Kollegen aber garantiert Vorfreude auf die neue Arbeit. Nennen Sie dem Mitarbeiter einen Ansprechpartner, Mentor, Buddy oder wie auch immer Sie ihn nennen mögen, an den er sich bei allen Fragen wenden kann. Sie können dem neuen Arbeitnehmer bereits im Vorfeld einige organisatorische Dinge abnehmen. Fragen Sie nach der Krankenkasse, der Lohnsteuerkarte, dem Sozialversicherungsausweis und der Steuer-ID. So haben Sie diese lästigen Fragen bereits im Vorhinein geklärt.

Besonders wichtig ist das richtige Einrichten des neuen Arbeitsplatzes. Nichts ist schlimmer, als wenn der neue Mitarbeiter noch keinen PC oder Telefon hat und nicht wirklich arbeiten kann. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand des Einrichtens der elektronischen Geräte mit allen Apps und Tools. Das kann mitunter eine Menge Zeit in Anspruch nehmen. Wir von BPV helfen Ihnen hierbei. Wir sagen Ihnen, welche Hardware Ihr neuer Mitarbeiter für den Start benötigt, beschaffen diese und richten die Geräte mit sämtlichen Passwörtern und Software so ein, wie wir es im Vorhinein besprechen. Somit haben Sie wertvolle Kapazität für andere Dinge gewonnen. Und falls Geräte defekt sind oder gestohlen werden, profitieren Sie von unserem 24-Stunden-Austauschservice. Informieren Sie sich hier über unser Lifecycle-Asset-Management (LIAM).

Wenn Sie ein super Arbeitgeber sein wollen, können Sie für Ihren neuen Mitarbeiter schon jetzt „der beste Arbeitgeber ever“ werden. Fragen Sie den neuen Kollegen vorab, welche Marke/Model er sich für sein Diensthandy oder Laptop wünscht. Wir von der BPV können Ihnen alle Marken und Modelle als Mietobjekt anbieten. Sie profitieren nicht nur von unserem schnellen Service und die Einrichtung der Software, sondern durch die Miete entstehen Ihnen keine großen Anschaffungskosten. Diese können mitunter recht hoch sein. Zudem sind Sie flexibler, sollte der neue Mitarbeiter die Probezeit doch nicht überstehen (was wir Ihnen natürlich nicht wünschen). Mietgeräte können Sie an uns problemlos zurückgeben oder gegen ein neues Wunschmodel austauschen. So haben Sie keine teure Hardware im Schrank liegen und wir können das zurückgegebene Gerät anderweitig nachhaltig einsetzen.

Auch der Einarbeitungsplan sollte vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters fertig sein. Erstellen Sie eine übersichtliche Onboarding-Checkliste. Wer ist für welchen Punkt verantwortlich, bis wann sollte der Punkt erledigt sein, in welche Projekte wird er involviert? Klären Sie das alles frühzeitig, das verhindert Leerlauf und Chaos. Wohnt Ihr neuer Mitarbeiter weit entfernt, besteht die Möglichkeit, dass Sie ihn bei der Wohnungssuche unterstützen. Sicherlich lohnt sich der zusätzliche Aufwand.

Eine „Schultüte“ zum ersten Arbeitstag

Wie überall gilt: Der erste Eindruck zählt. So auch beim ersten Arbeitstag in der neuen Firma. Es muss nicht direkt eine Schultüte zum Start sein, aber ein kleiner Blumenstrauß oder eine Tafel Schokolade, die den Einstieg versüßen, sind eine nette Geste und kosten nicht viel Geld und Aufwand. Überreichen Sie dem neuen Mitarbeiter gegebenenfalls einen Schlüssel vom Büro und eigene Visitenkarten – diese schmeicheln dem eigenen Ego. Führen Sie „den Neuen“ im Unternehmen rum und stellen ihn allen Abteilungen und Mitarbeitern vor. Gehen Sie, die Abteilung oder das ganze Team mit dem neuen Kollegen mittags essen – in der Kantine oder im Restaurant um die Ecke. So haben Sie Zeit, Privates zu bequatschen.

Integration in der Probezeit ist das A und O

Erst jetzt fängt die richtige Arbeit an. Um alle Abteilungen besser kennenzulernen, sind Einführungsveranstaltungen mit anderen Abteilungen, Produkten oder Projekten sinnvoll. In den kommenden Tagen stehen zusätzliche Dinge auf der Agenda wie ein Fotoshooting für das Organigramm, Fluchtwege und Sicherheitsvorschriften besprechen, Einarbeitung in die gängigen Programme und wie der Dienstreise- oder Urlaubsantrag auszufüllen sind. Bieten Sie Ihrem neuen Kollegen direkt Weiterbildungsmöglichkeiten an, damit er weiß, dass er nicht von Anfang an alles können muss, und Zeit hat, sich weiterzubilden. Gerade in der Anfangszeit sind regelmäßige Mitarbeitergespräche sinnvoll, um offene Fragen und Wünsche zu klären. Zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter, dass Sie immer für ihn da sind und keine Frage überflüssig ist. Bitte beachten Sie, dass die soziale Integration einen außerordentlichen Stellenwert hat. Forcieren Sie Teambuildingmaßnahmen. Hier bieten sich Teambuildingevents, ein gemeinsames Mittagessen oder eine Kneipentour nach der Arbeit an. Nehmen Sie den neuen Mitarbeiter so schnell es geht zu Messen und Kundenterminen mit. So lernt er Ihre Kunden und Auftraggeber schnell kennen und steigt noch tiefer in sein Aufgabengebiet ein.

Das Onboarding hat geklappt – was jetzt?

Wenn der neue Mitarbeiter sich während der Probezeit gut ins Team und Unternehmen integriert hat, ist das schon mal Gold wert. Aber jetzt heißt es: Bloß nicht schlappmachen! Denn auch nach der Probezeit können sich unzufriedene Mitarbeiter einen neuen Job suchen und kündigen. Deshalb ist es wichtig, weiterhin regelmäßige Mitarbeitergespräche einzuplanen. Geben Sie Ihrem Kollegen nicht nur Feedback, sondern fordern auch konstruktives Feedback ein. Haben Sie das Gefühl, Ihre Mitarbeiter trauen sich nicht, Ihnen ein ehrliches Feedback vis-à-vis zu geben, dann führen Sie anonyme Mitarbeiterbefragungen durch. Hierfür gibt es viele gute Tools. Zudem sollten Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig Anerkennung und Lob für ihre gute Arbeit aussprechen. Wertschätzung spielt eine extrem große Rolle, und entscheidet mit darüber, ob sich der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wohlfühlt. Ganz wichtig: Integrieren Sie den Onboardingplan in Ihren Unternehmensprozess. So können Sie den Plan sukzessive verbessern und Ihre Mitarbeiter langfristig an Ihr Unternehmen binden. Achten Sie stets auf ein gutes Unternehmensklima. Denn sind die Mitarbeiter zufrieden, sind es die Chefs meistens auch und die Kunden sowieso. Das merkt ein neuer Mitarbeiter schnell. Zumal es heutzutage viele Websites gibt, auf denen der Arbeitgeber bewertet werden kann, wie Kununu, Xing, LinkedIn oder MeinChef – besser Ihr Unternehmen schneidet dort gut ab. Viel Erfolg!