BYOD, COBO, COPE, CYOD – wofür entscheiden Sie sich?

Smartphones, Tablets und Laptops sind sowohl aus dem beruflichen als auch privaten Alltag nicht mehr wegzudenken. Zumal die Grenzen zwischen beiden Bereichen zunehmend verschwimmen. Wie können Sie jedoch verhindern, dass private und berufliche Daten zusammenkommen und die DSGVO-Richtlinien und der Datenschutz in Gefahr sind?

Wir bringen Licht ins Dunkel: Was bedeuten BYOD, COBO, COPE, CYOD eigentlich?

Bevor wir uns mit der Frage auseinandersetzen, welche Form der Nutzung mobiler Devices für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und welche rechtlichen Risiken hier lauern, erläutern wir zunächst die Abkürzungen.

Definition BYOD

Die Abkürzung BYOD steht für Bring Your Own Device und meint die berufliche Nutzung der vom Arbeitnehmer privat gekauften mobilen Endgeräte wie Smartphones, Laptops und Notebooks.

Definition COBO

COBO ist die Abkürzung für Company Owned, Business Only und bedeutet, dass das Unternehmen die mobilen Geräte zahlt und die Mitarbeiter diese ausschließlich für berufliche Tätigkeiten nutzen dürfen. Eine private Nutzung ist untersagt.

Definition COPE

Die Abkürzung COPE kommt von Company Owned, Personally Enabled. Dem Mitarbeiter werden die elektronischen Geräte von der Firma gestellt und es ist erlaubt, diese so zu benutzen, als wären es die eigenen Geräte.

Definition CYOD

CYOD steht für Choose Your Own Device. Bei dieser Variante darf der Arbeitnehmer seine Geräte aus einer Liste auswählen. Die private Nutzung des Diensthandys ist meist erlaubt.

Welche Form ist für Ihr Unternehmen die beste Variante?

Kosten sparen mit BYOD – ist das wirklich so?

Eigentlich perfekt, wenn jeder Arbeitnehmer sein eigenes Device mit in die Firma bringt. Damit kennt sich Ihr Mitarbeiter bestens aus, er muss sich nicht auf neue Geräte umstellen und mitunter sind die privaten Geräte viel besser als die „alten Firmengeräte“. Zudem ist ein großer Vorteil für den Arbeitgeber, dass er sich die teuren Anschaffungskosten spart. Dass Bring Your Own Device jedoch auch viele Nachteile hat, bedenken gerade kleinere Unternehmen nicht: Denn den geringen Anschaffungskosten müssen höhere IT-Kosten gegengerechnet werden. Private Geräte müssen in das Unternehmensnetzwerk integriert und DSGVO-konform eingesetzt werden, sonst drohen empfindliche Strafen. Unsicherheit aufgrund von App-Nutzung wie WhatsApp oder Facebook besteht sowohl auf Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberseite. Lizenzierungen von privaten Programmen können Probleme bereiten, wenn sie plötzlich auch beruflich genutzt werden. Und falls das Unternehmen dem Arbeitnehmer einen Zuschuss für ein neu gekauftes Gerät geben möchte, gilt die Zuwendung als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Erst wenn die privaten Geräte einwandfrei von der IT gecheckt und abgenommen worden sind, Haftungsfragen bei Verlust oder Diebstahl geklärt wurden und festgehalten wurde, welche Apps wie genutzt werden dürfen, können Sie in Ihrem Unternehmen BYOD einführen – ansonsten empfehlen wir Ihnen andere Alternativen.

COBO ist ein Muss für Firmen mit sensiblen Daten

Hierzu muss klar gesagt werden: Wenn Ihr Unternehmen besonders sensible Firmendaten verarbeitet oder Sie Produkte entwerfen, von denen vor Veröffentlichung keine Fotos an Dritte gelangen dürfen, dann sollten Sie sich für die COBO-Variante entscheiden. Die von der Firma angeschafften Geräte dürfen lediglich zu beruflichen Zwecken genutzt werden. Lassen Sie jeden Mitarbeiter unterschreiben, dass die private Nutzung der Firmengeräte untersagt ist. Für Ihr Unternehmen und die Sicherheit der Daten und der DSGVO-Bestimmungen ist dies die sicherste und einfachste Variante. Der Nachteil bei dieser Variante ist, dass sie nicht besonders arbeitnehmerfreundlich ist. Denn die Mitarbeiter müssen sich eigene Handyverträge und Geräte für die private Nutzung anschaffen, was mehr Ausgaben bedeutet und mitunter lästig sein kann, wenn das private und Firmenhandy in der Hosentasche stecken. Zudem arbeiten sie gegebenenfalls eine Zeit lang weniger effizient, da sie sich in das neue Gerät erst einarbeiten müssen und hierzu viele Rückfragen kommen.

Ist COPE die Lösung, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen glücklich macht?

COPE scheint ideal zu sein. Arbeitgeber sind glücklich, weil die IT-Abteilung nicht eine Vielzahl von unterschiedlichen Geräten einrichten und warten muss, wie bei BYOD. So hat das Unternehmen einen besseren Überblick und eine gute Kontrolle über alle angeschafften Geräte. Arbeitnehmer sind happy, da sie das Firmenhandys auch privat nutzen dürfen und somit Geld und Aufwand sparen. Der große Nachteil an dieser Variante ist jedoch die strikte Trennung von beruflicher und privater Nutzung der Geräte. Und diese Trennung muss sein, damit nicht gegen die DSGVO-Richtlinien verstoßen wird. Ein weiterer Nachteil sind die hohen Anschaffungskosten für die Geräte. Diese können Sie umgehen, wenn Sie die benötigten Geräte von uns Leasen. Dies hat gleich mehrere Vorteile:

Die hohen Anschaffungskosten entfallen.
Wir kümmern uns um die Konfiguration aller Geräte, sodass Ihre IT-Abteilung Ressourcen für andere Dinge frei hat.
Dank unseres Mobile Device Managements (MDM) wird mithilfe einer Container-App das Private vom Geschäftlichen getrennt, sodass die DSGVO-Richtlinien eingehalten werden.
Wir schützen Ihre Daten vor Angriffen Dritter – immer und überall.
Wir betreuen und konfigurieren die Geräte von einem externen Standpunkt aus. So haben Sie immer die aktuelle Software auf Ihren Geräten, wir können diese bei Verlust direkt sperren und bei Bedarf mehrere Geräte gleichzeitig konfigurieren. Das spart Zeit und Nerven.

Wenn Sie die Mitarbeiter noch glücklicher machen möchten, dann wählen Sie CYOD

Einen besseren Einstieg kann ein neuer Mitarbeiter in eine Firma gar nicht haben, wenn er sich beim Onboarding sein eigenes Smartphone, Laptop und sonstige Geräte aus einer Pool-Liste aussuchen darf. Die eigene Auswahl der Geräte erhöht nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch die Produktivität. Mitarbeiter können viel effizienter arbeiten, wenn Sie das Gerät bereits kennen, als wenn sie sich immer wieder auf neue Devices einstellen müssen. Meist darf der Mitarbeiter die Geräte, ähnlich wie bei COPE, auch privat nutzen. Hierdurch wird der Arbeitnehmer noch mehr „gebauchpinselt“ und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Ein großer Nachteil sind jedoch die hohen Anschaffungskosten, wenn jeder Arbeitnehmer seine Geräte selber aussuchen darf. Wenn das Unternehmen diese bei jedem neuen Mitarbeiter kauft, kann das schnell teuer werden und Sie verlieren den Überblick, welcher Mitarbeiter welche Geräte hat. Um dies zu umgehen, empfehlen wir unser Lifecycle Asset Management (LIAM). Bei uns können Sie alle Geräte kostengünstig leasen. Egal für welches Gerät: Sie haben lediglich einen Ansprechpartner und wir konfigurieren die Geräte für jeden Mitarbeiter von einer zentralen Stelle aus. So können wir hierüber benötigte Updates zur Verfügung stellen und Geräte schnell und problemlos bei Verlust oder Defekt austauschen. Und wenn Ihr Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nehmen wir das Gerät wieder zurück und stellen dem neuen Mitarbeiter sein gewünschtes Gerät zur Verfügung. So sparen Sie zudem Kosten für die Entsorgung.

Das Wichtigste noch einmal zusammengefasst

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, Sie sollten auf jeden Fall dafür sorgen, dass die DSGVO-Richtlinien eingehalten werden. Der private Bereich auf einem Gerät muss strikt vom geschäftlichen getrennt werden. Die Datensicherheit sollte ebenfalls gewahrt werden. Sichern Sie sich gegen Datendiebstahl, Datenschwund, Hacker und Wirtschaftsspionage ausreichend ab. Legen Sie Richtlinien schriftlich fest, und lassen jeden Mitarbeiter unterschreiben. Darf das Gerät privat genutzt werden? Wie sieht es mit Roaminggebühren im Ausland aus? Wie ist die Regelung bei Verlust? Das alles muss geklärt sein. Und achten Sie auf Nachhaltigkeit. Nicht genutzte Geräte im Schrank sind teuer und ineffektiv. Wir helfen Ihnen bei all diesen Problemen: Lassen Sie uns darüber reden – kontaktieren Sie uns.