Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus?

Während der Coronapandemie haben viele Unternehmen auf mobiles Arbeiten umgestellt. Bleiben in Zukunft die Büros leer? Wie gehen Unternehmen mit der neuen Bürosituation um? Wir wagen eine Prognose.

Die Coronapandemie hat für ein Umdenken in Unternehmen gesorgt

Jahrelang war das Arbeiten im Homeoffice bei vielen Arbeitgebern verpönt. Wenn überhaupt, durften in vielen Unternehmen nur ausgewählte Mitarbeiter Telearbeitsplätze beantragen. Doch die Coronapandemie hat viele Unternehmen zum Umdenken angeregt. Durch verhängte Lockdowns waren viele Arbeitnehmer angehalten, von zu Hause zu arbeiten. Büros standen oft Wochen leer. Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus – Büro oder Homeoffice? Wir wagen eine Prognose.

Arbeitnehmer im Homeoffice haben eine höhere Arbeitszufriedenheit und sind entsprechend produktiver

Das coronabedingte Arbeiten aus dem Homeoffice hat vielen Mitarbeitern eine Erleichterung gebracht. Laut einer Studie der Krankenkasse DAK* geht das tägliche Stresserleben im Homeoffice um 29 Prozent zurück, da mitunter der lange Weg ins Büro wegfällt und mehr Zeit für die Familie bleibt. Zudem hat sich die Produktivität in den meisten Fällen erhöht. In der Studie wird deutlich, dass Arbeitnehmer, die während der Coronakrise erstmalig regelmäßig ihre Arbeit im Homeoffice verrichten, eine hohe Arbeitszufriedenheit aufweisen und von einer guten Work-Life-Balance berichten. Auch nach der Krise möchten dreiviertel von ihnen weiterhin mobil arbeiten – zumindest teilweise.

Stehen Büros in Zukunft leer?

In Deutschland nutzen Unternehmen circa 380 Millionen Quadratmeter Bürofläche. Sind diese in Zukunft noch vonnöten? Einige Mitarbeiter sind froh, wenn sie nur noch von einem Standort ihrer Wahl arbeiten können. Es gibt jedoch auch viele Mitarbeiter, die sich nach einem Büroarbeitsplatz sehnen. Einsamkeit, Platzmangel, die benötigte Ruhe oder der ersehnte Austausch mit Kollegen sind hier häufig der Grund.

Für Unternehmen ist es eine große Herausforderung, Büroflächen im richtigen Maß anzumieten. Wenn sie für alle Mitarbeiter einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, jedoch die Hälfte von zu Hause arbeitet, ist das verschwendetes Geld. Denn Büroflächen sind ein immenser Kostenfaktor. Rund zwanzig Prozent der Firmenkosten fallen auf das Anmieten und die Unterhaltung von Büroräumen zurück. Deshalb gehen viele Unternehmen dazu über, sich räumlich zu verkleinern.

Ein Umdenken in Bezug auf die Nutzung der Bürogebäude ist gefragt. Nicht mehr jeder Mitarbeiter benötigt einen festen Arbeitsplatz. Mitarbeiter kommen häufig nur noch für Kundenmeetings oder Besprechungen mit Kollegen ins Büro. Darum werden Team- und Meetingräume relevanter. Viele Unternehmen gestalten die Büroflächen um. Arbeitsplätze werden abgebaut und Meetingräume entstehen. Sie räumen den Mitarbeitern mehr Flexibilität bei der Arbeitsplatzfrage ein: ob im Büro, zu Hause oder im Strand-Café – sie dürfen dort arbeiten, wo sie am produktivsten sind. Dafür verlangen sie von den Mitarbeitern ebenso flexibles Arbeiten, wenn sie ins Büro kommen. Das bedeutet: Die Büros sind nicht mehr so gut ausgestattet wie vorher und es gibt weniger Büroarbeitsplätze, da eine Shared-Desk-Policy eingesetzt wird. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass die Büronutzung gut koordiniert werden muss.

Wie können Unternehmen die zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze koordinieren?

Für die Raumplanung gibt es gute Tools, die sich vor allem in Coronazeiten steigender Beliebtheit erfreuen. Denn Räume sind für eine bestimmte Anzahl an Personen begrenzt und Abstände müssen eingehalten werden.

Density ist eins von vielen möglichen Tools. Es ist für größere Unternehmen interessant, da es über Raumsensoren trackt, wie viele Personen sich im Gebäude befinden und welche Auslastung vorliegt. Der Vorteil hierbei ist, dass sich nicht jeder Mitarbeiter über eine App an- oder abmelden muss.

Eine weitere Möglichkeit ist die kostenlose Webanwendung 1.50 Office. Sie ist auch für kleine Unternehmen interessant. Mitarbeiter können hierdurch selbstständig einen Arbeitsplatz buchen. Die Funktionen sind einfach und übersichtlich. Maximalanzahl und Mindestabstand können mit dem Tool eingehalten werden – und sogar Infektionsketten nachgehalten werden, falls es zu einem Coronafall im Unternehmen kommen sollte.

Die neue Arbeitswelt funktioniert nur mit guter Digitalisierung

In den Zukunftsbüros spielen Technologie und Digitalisierung eine noch größere Rolle, sodass die physische Anwesenheit für die Zusammenarbeit immer mehr an Bedeutung verliert. Hierdurch sind die Arbeitnehmer flexibler in ihrer Arbeitsplatzwahl, aber auch die Unternehmen profitieren davon. Sie müssen weniger Geld in die Bereitstellung und Ausstattung von Büros investieren.

Bereits heute sind die technischen Voraussetzungen für mobiles Arbeiten gegeben. Interessant ist, dass während der Coronakrise die Anzahl an Mitarbeitern um 39 Prozent stieg, die die Digitalisierung als Entlastung wahrgenommen haben*. Um digital zu arbeiten, mussten jedoch während der Coronapandemie ein Drittel der Unternehmen kurzfristig in neue Technologien investieren**.

Damit Sie wissen, ob Ihr Unternehmen gut für die Digitalisierung aufgestellt ist, sollten Sie folgende Fragen beantworten:

• Ist die Infrastruktur für die Remote-Arbeit robust genug, sodass Ihre Mitarbeiter effektiv mobil arbeiten können?
• Sind die Kernanwendungen des Unternehmens cloudfähig?
• Ist die eingesetzte Hardware für virtuelle Collaboration-Tools ausgestattet?
• Ist die Sicherheit Ihrer Firmendaten gewährleistet?

Wenn Sie sich bei einer oder mehreren Fragen nicht sicher sind, ob Sie für die neuen Technologien richtig ausgestattet sind, dann helfen wir Ihnen gerne weiter. Wir von der BPV Unternehmensgruppe stehen für Freiheit und Effizienz am Arbeitsplatz und können Ihnen ganz individuell auf Ihr Unternehmen passend mitteilen, welche Ausstattung Ihre Mitarbeiter für ein effektives und sicheres mobiles Arbeiten benötigen. Hier finden Sie mehr zum Thema „Was ist die ideale Ausstattung für Ihren Homeofficeplatz?“.

Unser Fazit

Räume für Präsenzarbeit wird es vermutlich immer geben. Nur eben weniger, weil viele Mitarbeiter dauerhaft oder teilweise die Möglichkeit des mobilen Arbeitens nutzen wollen. Büros werden gegebenenfalls verkleinert oder umgestaltet mit mehr Meeting- und Team-Räumen. Mitarbeiter im Büro müssen sich auf wechselnde Arbeitsplätze einstellen, die sie idealerweise vorher über ein Tool reserviert haben. Ganz schön rosig diese Aussichten oder?

*https://www.dak.de/dak/bundesthemen/sonderanalyse-2295276.html#/
**repräsentative Umfrage des ZEW im Juni 2020 unter etwa 1800 Unternehmen aus der Informationswirtschaft und des verarbeitenden Gewerbes