Firmenlaptop mit privater Nutzung: Was muss ich beachten?

Die strikte Trennung von Arbeit und Privatleben, insbesondere von Büro- und Privatadresse, gibt es in Zeiten von Homeoffice nicht mehr. Wie sieht es jedoch mit der Trennung von privatem und beruflichem Gebrauch des Firmenlaptops aus?

Strikte Trennung von Arbeit und Privatleben überholt

Die strikte Trennung von Arbeit und Privatleben, insbesondere von Büro- und Privatadresse, gibt es in Zeiten von Homeoffice nicht mehr. Wie sieht es jedoch mit der Trennung von privatem und beruflichem Gebrauch des Firmenlaptops aus? Was ist erlaubt und wo drohen Abmahnungen? Klären Sie mit Ihren Mitarbeitern am besten schriftlich, ob die private Nutzung der Firmenlaptops erlaubt ist. Wenn Sie das Go geben, haben Sie sicherlich zufriedenere Mitarbeiter, müssen jedoch einiges beachten.

Klare Regeln für Privatnutzung

Stellen Sie mit Ihren Mitarbeitern klare Regeln auf, was und wie viel mit dem Dienstlaptop erlaubt ist. Hält sich Ihr Mitarbeiter nicht an die Regeln, kann es zu Ermahnungen, Abmahnungen oder gar Kündigungen wegen Arbeitsvertragsverletzungen kommen. Auch wenn der Arbeitgeber kein ausdrückliches Verbot gegen das private Surfen im Internet verhängt hat, so gilt während der Arbeitszeit die Pflicht, seiner Arbeit nachzugehen. Surft der Mitarbeiter hingegen unverhältnismäßig viel, kann grundsätzlich nicht von einem erlaubten Verhalten ausgegangen werden, und es droht Ärger. Da „unverhältnismäßig viel“ relativ ist, sollten Sie also klare Regeln schaffen, wie zum Beispiel maximal fünf Prozent während der Arbeitszeit, oder nur in den Pausen und nach Feierabend.

Surfen im Ausland

Durch privates Surfen auf der Arbeit oder zu Hause entstehen normalerweise keine Extrakosten, abgesehen von den Arbeitskosten, wenn es innerhalb der Arbeitszeit passiert. Wenn Ihr Mitarbeiter jedoch unterwegs ist, und dank einer UMTS-Karte von überall ins Internet kommt, kann es im Ausland mitunter teuer werden. Kann der Arbeitgeber nachweisen, dass die entstanden Kosten im Ausland für private Zwecke verursacht wurden, kann er diese vom Arbeitnehmer zurückverlangen.

Keine Steuern für private Nutzung

Auch wenn Ihr Mitarbeiter den Unternehmenslaptop privat nutzen darf, entsteht hieraus kein geldwerter Vorteil. Ihr Mitarbeiter muss für die Nutzung also keine Steuern zahlen.

Achtung mit privaten Daten und Fotos auf dem Firmenlaptop

Wenn private Daten und E-Mails auf dem Firmenlaptop gespeichert werden, müssen diese klar von den beruflichen getrennt sein. Sonst könnte zum Beispiel das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung ungewollt auf die privaten Daten stoßen und dann hätte das Unternehmen ein Problem. Denn dann haftet das Unternehmen dafür, dass datenschutzrechtlich geschützte Informationen des Mitarbeiters herausgegeben wurden. Da die Verletzung von Datenschutzrechten und der DSGVO-Richtlinien mitunter fatale Folgen für Ihr Unternehmen haben kann, sollten Sie diese nicht auf die leichte Schulter nehmen und sich fachmännisch beraten lassen. Wir von der BPV Unternehmensgruppe haben hierfür unser Mobile Device Management konzipiert. Es trennt private von geschäftlichen Daten und hält sich strikt an die DSGVO-Richtlinien. Neue Updates können zentral von einer Stelle auf Ihre Firmenlaptops gespielt und Daten schnell gelöscht werden, wenn der Laptop abhandenkommt. So ist die Sicherheit immer auf Ihrer Seite. Durch Ihr Vertrauen schaffen wir Freiheit und Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz.

Arbeitnehmer sollten im Hinterkopf behalten, dass sie den Rechner irgendwann wieder zurückgeben müssen. Wenn sie also zum Beispiel ihre privaten Fotos auf dem Firmenlaptop speichern, sollten sie sich genau merken, wo sie diese gespeichert haben. So können sie die Daten bei Rückgabe des Gerätes schnell sichern und löschen, sonst kann das mitunter peinlich werden.

Für den Arbeitgeber gilt, dass er lediglich personenbezogene Daten für die Aufnahme, Beendigung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses von den Mitarbeitern erheben darf. Diese Regelung ist üblicherweise in den Datenschutzerklärungen vor Beginn des Dienstverhältnisses zu unterschreiben.

Die heimliche Überwachung des Laptops oder anderer Geräte ist dauerhaft nicht gestattet. Hierbei müssen die Datenschutzgesetze, die individuellen Rechte der Arbeitnehmer sowie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates beachtet werden. So darf das Unternehmen zum Beispiel dienstliche E-Mails und dienstlich aufgerufene Internetseiten nachverfolgen und kontrollieren. Private Angelegenheiten dürfen jedoch nicht kontrolliert werden, wenn die private Nutzung des Laptops erlaubt ist. Hat der Arbeitgeber die private Laptopnutzung jedoch verboten, darf er die Einhaltung des Verbots allerdings überwachen. Dies geht aus einem Urteil des Europäischen Gerichtshof für Menschenrechte hervor.

Firmenlaptop für private Nutzung: die wichtigsten Verhaltensregeln zusammengefasst

Haben Sie Ihren Mitarbeitern die private Nutzung des Firmenlaptops zugesagt, sollten Sie dies in Computer- oder Internet-Richtlinien, Zusatzvereinbarungen oder Guidelines schriftlich festlegen. Wenn Sie einen Betriebsrat haben, besprechen Sie das Thema vorab mit ihm. Hier die wichtigsten Punkte, die in den Richtlinien enthalten sein sollten:

• Klarheit, ob der Laptop privat genutzt werden darf.
• Zeitliche Begrenzung der privaten Nutzung.
• Unerlaubte und strafrechtlich relevante Inhalte sind strikt untersagt.
• Klare Regeln über das Surfen im Ausland und die entstandenen Kosten.
• Klaren Regeln für das Herunterladen von Daten, zum Beispiel Filme – denn hierdurch können schnell Viren mit heruntergeladen werden, die den Laptop lahmlegen.
• Datenschutz- und DSGVO-Richtlinien müssen eingehalten werden, Privates muss strikt von Geschäftlichem getrennt werden. Hier hilft Ihnen das Unified Endpoint Management #by BPV.
• Private Dateien werden am besten auf der Festplatte in einem persönlichen Ordner gespeichert, der auch so gekennzeichnet ist. Dadurch sollten hierüber auch keine Back-ups laufen und die Dateien werden schneller gefunden, wenn der Laptop zurückgegeben werden muss.