Digital oder analog? Kleine Schritte im Arbeitsalltag

Notizen, Skizzen oder mal eben den Kollegen am Ende des Flurs etwas fragen. In unserem Arbeitsalltag begegnen uns immer wieder kleine Aufgaben, bei denen wir die Entscheidung treffen sie digital oder analog zu erledigen. Welche To-dos sich ganz leicht digitalisieren lassen und bei welchen es eventuell doch sinnvoller ist auf die analoge Methode zurückzugreifen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Viele Unternehmen arbeiten durchgehend daran ihre Prozesse digital abzubilden. Besonders im Bereich des mobilen Arbeitens ist es eine Voraussetzung, dass die wichtigsten Arbeitsabläufe digital abbildbar sind. Ist es notwendig auch bei den kleinsten Arbeitsschritten auf analoge Methoden zu verzichten? Oder hilft es sogar für das ein oder andere einen Kugelschreiber in die Hand zu nehmen?

Wir nehmen einige beispielhafte Schritte unter die Lupe. Dabei schauen wir vor allem auf die Vor- und Nachteile der digitalen Methode.

Kurze Memos & Meeting Notizen

Post Its am Bildschirm oder Blöcke in Meetings sind trotz verschiedenster digitaler Möglichkeiten keine Seltenheit. Das liegt unter anderem daran, dass die analoge Methode vielen, aufgrund der eigenen Gewohnheit, schneller vorkommt.

Besonders bei Notizen und in Meetings ist es sinnvoll den vermeintlich kleinen Arbeitsschritt zu digitalisieren. Dafür gibt es neben dem gängigen Notizbereich, der auf jedem Gerät vorinstalliert ist, noch bessere Alternativen. Mit diesen lassen sich nicht nur gute Strukturen für Notizen erstellen, sondern sie beinhalten auch Funktionen, um Aufgaben abzuhaken, oder wichtige Notizen zu markieren. Neben diesem Vorteil ist der größte jedoch, dass diese Alternativen es möglich machen, die Notizen über mehrere Devices zu synchronisieren. Dadurch haben Sie jede Notiz griffbereit und vermeiden einen Schreibtisch mit Zetteln, die Sie nicht mehr zuordnen können.

Grobe Skizzen zur Ideenbildung

Schnell mal eine Zeichnung zur Visualisierung oder um dem Kollegen seine Idee verständlicher zu machen. In dem ein oder anderen Bereich kommt das öfter vor, doch lieber zum Tablet oder zum Papier greifen?

Hier ist die Antwort nicht ganz so eindeutig wie bei den Notizen. Denn hier ist vor allem die Frage welche Hardware zur Verfügung steht. Mit einem Notebook oder Smartphone sind Skizzen zwar möglich, die Handhabung jedoch schwieriger. Wer mit einem Tablet arbeitet, für den ist es durchaus sinnvoll sich Raum innerhalb der Notizen für Skizzen zu schaffen.

Für die Ideenfindung kann es jedoch generell hilfreich sein sich komplett von der Ablenkung durch digitale Medien für einen Moment zu lösen. Dadurch ist es möglich sich komplett auf die Skizzenbildung zu fokussieren und das Schaffen mit den Händen wirkt sich positiv auf die Kreativität aus.

Ein kurzer Austausch mit dem Kollegen

Lieber eine schnelle Nachricht, ein Anruf oder einmal die Treppe runter? Diese Frage stellt sich im Arbeitsalltag spätestens, wenn eine Kleinigkeit mit einem Kollegen besprochen werden muss. In diesem Beispiel gibt es viele Umstände, die die Entscheidung beeinflussen.

Allerdings sollte ein digitalisierter Arbeitsplatz nicht bedeuten, dass Besprechungen in Person vernachlässigt werden. Im Gegenteil, besonders wenn Sie vor Ort sind sollte die Gelegenheit genutzt werden mit Kollegen in den Austausch zu gehen. So werden Missverständnisse vermieden und der Zusammenhalt im Unternehmen gestärkt. Sollten Sie nicht vor Ort sein, ist es besonders die Komplexität der Frage die darüber entscheiden sollte, ob eine Mail ausreicht oder doch der Anruf erforderlich ist.

Ausgiebiges Brainstorming

Ob im Team oder allein, ein freies Brainstorming ist häufig im Anfangsstadium von Projekten wichtig. Dazu wird gerne mal das Whiteboard oder die Pinnwand hinzugezogen, um die Ideen zu visualisieren. Hier gibt es allerdings bereits verschiedene digitale Tools, die einem vieles erleichtern. Bei kleinen Fragen gibt es unzählige kostenlose Angebote im Netz, bei denen die Antworten in Echtzeit angezeigt werden und auch nach Häufigkeit sortiert werden können.

Bei längeren Brainstorming-Prozessen können die digitalen Lösungen ebenfalls einige Vorteile bieten. So können zum Beispiel mehrere Personen während eines Termins an einer Mindmap arbeiten, Kommentare hinterlassen und diskutieren. Ebenfalls hilfreich ist es, dass durch die digitale Abbildung, die Visualisierung auch im Nachgang noch erweitert und abgespeichert werden kann. So hat jeder Teilnehmer Zugriff und keine Ideen gehen verloren. Besonders für diesen Arbeitsschritt sind digitale Lösungen also empfehlenswert.

Finden Sie Ihren Rhythmus und Ihre Tools

Kleine Arbeitsschritte zu digitalisieren ist nur dann sinnvoll, wenn Sie sich mit der digitalen Lösung und dem Tool wohlfühlen. Deshalb ist die Recherche im Voraus sehr wichtig, überlegen Sie sich genau:

Welches Ziel hat die Verwendung der digitalen Methode?
Was muss das Tool können?
Ist die Verwendung intuitiv?
Erleichtert die digitale Lösung meinen Arbeitsalltag?
Wird das Tool bereits von Arbeitskollegen im Unternehmen verwendet?

Egal ob digital oder analog, es wichtig sich einen Workflow zu schaffen und diesen zu pflegen. Wenn einem die digitale Welt zwischendurch doch einmal zu viel wird, kann eine Auszeit davon guttun, alles zu diesem Thema erfahren Sie in diesem Beitrag: Digital Detox – Eine Auszeit von Smartphone & Co.